عمليات إستقطاب وإختيار المرشحين 

تعريف عملية استقطاب الموظفين .

التوظيف هو عملية تحليل متطلبات الوظيفة ومن ثم البحث عن  المرشحين المؤهلين  الذين يتم تشجيعهم وتحفيزهم على التقدم للوظيفة في الشركة .

تعريف عملية اختيار الموظفين .

يمكن تعريف عملية الاختيار على أنها عملية الاختيار وتحديد القائمة المختصرة للمرشحين المؤهلين  لملء الشواغر في الشركة . تختلف عملية الاختيار من قطاع  إلى أخرى ومن نشاط  إلى أخر.

لماذا يجب على صاحب العمل البحث عن موظفين  ؟

من اهم الاسباب التي تدفع صاحب العمل للبحث عن مرشحين مؤهلين   هي :

نقص في  مهارات وكفاءة الموظفين  .

زيادة حجم العمل والذي يمكن ان يسبب التوتر والضغط النفسي للموظفين .

ترك الموظفين للعمل بسبب التقاعد او العجز المهني او الاستقالة  .

ماهي اهمية توظيف مرشحين مؤهلين .

تعتبر الاسباب التالية من اهم الاسباب التي تدفع صاحب العمل على البحث عن موظفين مؤهلين 

1-خفض الاحتراق الوظيفي .

2- تقليل المخاطر .

3- تقليل وخفض تكلفة التوظيف.

4- رفع مستوى انتاجية الموظفين . 

5- رفع معنويات فرق العمل .

6- اظافة وتغيير ممارسات العمل السيئة .

7- الحصول على أفكار جديدة .

على صاحب العمل اتباع الخطوات التالية للقيام بعمليات توظيف  بشكل إحترافي /

اولا / إعداد خطة توظيف وتحديد  الاحتياج الوظيفي .

اول مرحلة من مراحل التوظيف هي إعداد خطة  التوظيف هو الخطوة الأولى في عملية التوظيف والتي يجب  ان تحدد عدد الوظائف الشاغرة ، طريقة الحصول على المرشحين ، تحديد الفريق المسؤول عن إدارة عمليات  التوظيف ، تحديد المدة الزمنية للتوظيف ، تحديد  المنطقة  المستهدفة للحصول على مرشحين ،تحديد  طرق الاعلان عن الوظائف الشاغرة ومعرفة ماهي قنوات نشر الاعلانات الوظيفية .

ثانيا/ تحليل الوظيفة. 

تحليل الوظيفة هو عملية تحديد وتحليل وتحديد الواجبات والمسؤوليات والمهارات والقدرات وبيئة العمل لوظيفة معينة. تساعد هذه العوامل في تحديد متطلبات الوظيفة وما يجب أن يمتلكه الموظف في أداء الوظيفة بشكل منتج.يساعد تحليل الوظيفة في فهم المهام المهمة وكيفية تنفيذها. والغرض منه هو إنشاء وتوثيق العلاقة الوظيفية لإجراءات التوظيف مثل الاختيار والتدريب والتعويض وتقييم الأداء.

الخطوات التالية مهمة للقيام  بتحليل الوظيفة :

1-تسجيل وجمع معلومات الوظيفة.

2-الدقة في تدقيق معلومات الوظيفة.

3- إعداد الوصف الوظيفي بناء على المعلومات.

4- تحديد المهارات والمعارف والمهارات اللازمة للوظيفة.

ثالثا / الوصف الوظيفي  ( مواصفات الوظيفي ومواصفات المرشح الشخصية ).

الوصف الوظيفي هو وثيقة مهمة ، ذات طبيعة وصفية وتحتوي على البيان النهائي لتحليل الوظيفة. هذا الوصف مهم جدًا لعملية التوظيف الناجحة. يوفر الوصف الوظيفي معلومات حول نطاق الأدوار الوظيفية والمسؤوليات وتحديد موقع الوظيفة في المنظمة. وهذه البيانات تعطي صاحب العمل والمؤسسة فكرة واضحة عما يجب على الموظف فعله لتلبية متطلبات مسؤوليات وظيفته.

يوفر الوصف الوظيفي معلومات عن العناصر التالية / 

المسمى الوظيفي / تحديد الوظيفة / المنصب التنظيمي / مكان العمل / ملخص الوظيفة/ واجبات العمل / الآلات والمواد والمعدات / عملية الإشراف / ظروف العمل / المخاطر الصحية.

رابعا/ الاعلان  عن الوظيفة.

يجب تحديد مصدر التوظيف قبل الاعلان عن الوظائف  هل  ترغب  في  البحث عن موظف مؤهل للوظيفة من داخل الشركة او من خارج الشركة ، عند الاعلان عن الوظائف الشاغرة يجب ان يمتاز الاعلان بالوضوح ، تحديد المسمى الوظيفي للوظيفة الشاغرة ، المميزات المالية ، موقع الوظيفة ، المهارات الاساسية المطلوبة للوظيفة، الايميل الرسمي للشركة لتواصل المرشحين  .

ما هي قنوات التواصل الاجتماعي التي يجب عليك استخدامها؟

أكثر قنوات التواصل الاجتماعي فاعلية للبحث عن مرشحين مناسبين   هي     LinkedIn و  و Twitter  نظرًا لأن هذه المنصات متنوعة  ويمكن ان يصل اعلانك لشريحة اكبر من المهتمين . ايضا يمكن استخدام الموقع الالكتروني للشركة للاعلان واستقبال طلبات المرشحين للوظائف .

خامسا / مراجعة السير الذاتية للمرشحين .

نظرا للعدد الكبير من السير الذاتية للمرشحين  التي ترد  للشركة، تبرز اهمية فرز السير الذاتية الوارده على ايميل التوظيف الخاص بالشركة او الموقع الاكتروني للشركة  للتحقق من توافق  معلومات المرشحين  مع متطلبات الوظائف المعلن عنها ولاستبعاد السير الذاتية الغير مناسبة وتحديد افضل سير ذاتية لعمل المقابلات المبدئية معهم .

يجب على متخصص التوظيف مراعاة  النقاط التالية عند فرز السير الذاتية للمرشحين .

تغيير المسمى الوظيفي  للمرشح خلال فترات قصيرة  / التنقل بين الوظائف / العمر / عنوان السكن للمرشح / توافق المؤهل العلمي مع الخبرات العملية .

سادسا / عمل مقابلة هاتفية اوليه .

يتم من خلال هذه المرحلة التواصل مع المرشحين هاتفيا وتحديد القائمة النهائية للمرشحين للمقابلات النهائية . اهمية عمل المقابلات الهاتفية الاولية  هي  في التأكد من جدية المرشح في الحصول على الوظيفية ، التأكد من صحة  المعلومات المسجلة في السيرة الذاتية للمرشح ، الحالة الوظيفية للمرشح ، الحالة الاجتماعية ، عنوان السكن ،  مدى  إلمام المرشح بالمهام الاساسية المطلوبة للوظيفة ، المدة الزمنية المتوقعه لمباشرة المرشح للوظيفة الجديدة ، الراتب المتوقع ، الراتب الحالي للمرشح ان امكن .

سابعا/ عمل المقابلات الوظيفية .

يتم في هذه المرحلة  جدولة المقابلات النهائية مع المرشحين واشعارهم بمواعيد المقابلات  عن طريق الايميل الرسمي او ارقام الجوالات الخاصة بهم ، الهدف من عمل المقابلات النهائية هي التأكد من المهارات الشخصية والجدارات الخاصة بالمرشحين ومدى توافقها مع الوظائف المعلن عنها . يفضل  ان تتم المقابلات النهائية بتحديد فريق للمقابلات مكون من مدير الموارد البشرية ، و شخص اخر  متخصص بالمهارات الفنية المتعلقة بالوظيفة . يجب على المرشح احضار جميع الشهادات العلمية وشهادات الخبرة للمطابقة .

ثامنا / تقييم مقدم الطلب.

يتم في هذه المرحلة  تقييم المرشحين من خلال قيامهم بإختبارات مهنية وشخصية تقيس هذه الاختبارات مجموعة واسعة من المتغيرات  والمهارات المتعلقة بالوظيفة بما في ذلك السمات الشخصية ، والقدرة على حل المشكلات ، والتفكير ، وفهم القراءة ، والذكاء العاطفي .

تاسعا / فحص السجل التاريخي للمرشح 

يتم في هذه المرحلة طلب تقرير من المرشح بخصوص السجل الجنائي ايضا يمكن طلب بعض التقارير المالية من شركات التمويل  والبنوك للتأكد من عدم وجود  مطالبات مالية للمرشحين . ايضا يمكن ان تقوم الشركات بفحص حسابات وسائل التواصل الاجتماعي (Facebook و Twitter وما إلى ذلك) للتأكد من سلوك المرشحين ومهنيتهم عن طريق تواصلهم الاجتماعي .

عاشرا / التحقق من المرجع.

يتم خلال هذه المرحلة  التواصل مع مدراء المرشح السابقين ان وجدت معلومات التواصل معهم للتحقق من أي معلومات ذات صلة شاركها المرشح حول الوظيفة السابقة – الأداء الوظيفي ، والخبرة ، والمسؤوليات ، والسلوك في مكان العمل .

الحادي عشر  / اصدار العرض الوظيفي .

يتم خلال هذه المرحلة اصدار العرض الوظيفي المبدئي للمرشحين والذي يحدد المسمى الوظيفي / المميزات المالية ، موقع الوظيفة ، نوع العقد ، مده العرض .

الثاني عشر / التوظيف.

تتم هذه المرحلة  بمجرد قبول المرشح عرض العمل الوظيفي  يجب على متخصص الموارد البشرية خلال هذه المرحلة إعداد برنامج تأهيل الموظفين الجدد والذي يهدف للحفاظ على الموظفين .